Via E-Mail beeindrucken

Sei es im universitären Kontext, bei Anfragen an städtische Institutionen oder an potentielle Arbeitgeber – durch das Einhalten ein paar formaler Regeln hinterlassen Sie mit ihren E-Mails ganz einfach einen professionellen Eindruck.

Verwenden Sie eine professionelle E-Mail-Adresse: Verwenden Sie im besten Fall eine E-Mail-Adresse, die Ihren vollen Namen wiedergibt. Studieren Sie an der Fakultät 5, nutzen Sie bitte aus Datenschutzgründen Ihre studentische E-Mail-Adresse (z. B. st123456@stud.uni-stuttgart.de), um Personen/Institutionen der Universität Stuttgart zu kontaktieren.

Achten Sie auf ein adäquates, einheitliches Erscheinungsbild.

  • Dos: Wählen Sie eine traditionelle Schriftart wie Times New Roman oder Arial und verwenden Sie Schwarz oder Blau als Schriftfarbe.
  • Don'ts: Textpassagen in Ihre E-Mail kopieren, ohne das Schriftbild (Schriftart, Farbe) anzupassen.

Geben Sie einen kurzen, aussagekräftigen Betreff an

  • Dos: Fassen Sie Ihr Anliegen mit einzelnen Keywords zusammen, z. B. „Frage zu Zulassungskriterien M.Sc. Computer Science“.
  • Don'ts: Ein Betreff wie „Frage zu wichtigem Anliegen“, „Anfrage“ oder „Bewerbung“ ist zu vage.

Beginnen Sie Ihre E-Mail mit einer Begrüßungsformel: Eröffnen Sie Ihre E-Mail immer mit einer offiziellen Begrüßung (Sehr geehrte Damen und Herren / Sehr geehrte Frau ... / Sehr geehrter Herr ...) und adressieren Sie die Empfänger – insofern bekannt  – immer mit Ihren Namen und akademischen Titel (Dr., Prof. usw.).

  • Dos: Geben Sie den Vornamen in eine Suchmaschine ein, wenn Sie unsicher sind, ob Ihr Empfänger männlich oder weiblich ist.
  • Don'ts: Verwenden Sie weder eine nformelle Anreden wie „Hi“ oder „Hello“ noch eine Ansprache mit Vornanamen, wenn Sie mit der Empfängerin bzw. dem Empfänger nicht gut vertraut sind.

Stellen Sie sich in einem ersten Absatz kurz vor und fassen Sie Ihr Anliegen zusammen, z. B. „Ich bin [Vor- und Nachname), Student*in des Master-Studiengangs Electrical Engineering (EENG), und möchte gerne meine Masterarbeit über das Thema [...] an Ihrem Institut schreiben.“

Achten Sie auch im Folgenden auf einen prägnanten Stil.

  • Dos: Bleiben Sie stets konkret, begründen Sie etwa, warum Sie sich für ein bestimmtes Institut o. ä. interessieren.
  • Don'ts: Verrmeiden Sie (verallgemeinernde) Floskeln, z. B. schönende Zusätze wie „Ihre angesehene Universität“ u. w., und auch umgangssprachliche Formulierungen.

Beenden Sie die E-Mail mit einer angemessenen Grußformel, z. B. „Mit freundlichen Grüßen“.

Absender: st123456@stud.uni-stuttgart.de
Betreff: Anfrage zu Sprachvoraussetzungen M.Sc. Computational Linguistics

 

Sehr geehrte Frau Musterfrau,

mein Name ist [Vor- und Nachname] und ich möchte mich gerne für den Master-Studiengang Computational Linguistics bewerben. Bezüglich der sprachlichen Voraussetzungen des Studiengangs habe ich jedoch eine Frage.

Auf der Webseite von M.Sc. Computational Linguistis steht, dass etwa der IELTS Band 7 oder TOEFL iBT score 95 vorausgesetzt werden. Wird der IELTS indicator ebenfalls von Ihnen akzeptiert? Darüber hinaus möchte ich mich gerne erkundigen, ob gewisse Deutschkenntnisse notwendig sein werden, da ich diese Informationen nirgends finden konnte.

Vielen Dank im Voraus.

Mit freundlichen Grüßen
[Vor- und Nachname]

International Service Point | Universität Stuttgart | Fakultät 5: Informatik, Elektrotechnik und Informationstechnik

 

Annette Maske

Coordinator International Service Point Faculty 5

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