Sommersymposium mit Absolventenfeier des Fachbereichs Elektrotechnik und Informationstechnik

Verantwortlich im datenschutzrechtlichen Sinne:

Universität Stuttgart

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Verarbeitete Datenkategorien

Außer den im Anmeldevorgang für Sie sichtbar erhobenen Daten werden bei der Veranstaltung Foto- und Videoaufnahmen angefertigt.

Zweck der Datenverarbeitung

Durchführung und Bestätigung der Anmeldung, Abwicklung der Veranstaltung. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht.

Pflichtangaben sind für den Vertragsschluss erforderlich, ohne Pflichtangaben kann die Anmeldung und damit die Teilnahme an der Veranstaltung nicht durchgeführt werden.

Foto- und Videoaufnahmen dienen dem Zweck der Berichterstattung über die Veranstaltung auf Webseiten der Universität Stuttgart, Fachbereich Elektrotechnik und Informationstechnik und in Pressemitteilungen.

Folgende Aufnahmen können wir nach der Rechtslage grundsätzlich ohne Ihre Einwilligung anfertigen und ggf. für die Öffentlichkeitsarbeit verwenden:

Aufnahmen,

• die Personen der Zeitgeschichte zeigen,
• die Personen nur als Beiwerk neben Landschaften oder sonstigen Örtlichkeiten haben,
• die Versammlungen, Aufzüge oder ähnliche Veranstaltungen und deren Charakter wiedergeben, an denen die dargestellten Personen teilgenommen haben.

Für alle anderen Aufnahmen werden Sie im Einzelfall während des Registrierungsvorgangs um Ihre Einwilligung gebeten. In dem Fall, in dem eine Einwilligung nicht erteilt wird, entstehen keine Nachteile.

Rechtsgrundlage

• Durchführung und Bestätigung der Anmeldung, Abwicklung der Veranstaltung: Art. 6 Abs. 1 lit. e in Verbindung mit Art. 6 Abs. 3 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) in Verbindung mit § 12 Landeshochschulgesetz Baden-Württemberg (LHG BW). Bei freiwilligen Angaben: Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO.
• Teilnehmerliste und Einladungen: Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO
• Aufnahmen die den Charakter der Veranstaltung wiedergeben (Überblicksaufnahmen): Art. 6 Abs.1 lit. e in Verbindung mit Art. 6 Abs.3 DS-GVO in Verbindung mit § 12 LHG BW
• Für andere Aufnahmen werden Sie um Ihre Einwilligung bitten: Art. 6 Abs.1 lit. a DS-GVO

Empfänger

• Vor- und Nachname: Haushaltsabteilung der Universität Stuttgart zu Zwecken der Abrechnung des Caterings.
• E-Mail-Adresse: Innerhalb der Hochschule für die Organisation von Veranstaltungen Verantwortliche, sofern Sie im Anmeldevorgang eingewilligt haben, Einladungen zu erhalten.
• Vor- und Nachname, Firmenname: Andere Teilnehmer an der Veranstaltung, wenn Sie im Anmeldevorgang eingewilligt haben, dass die genannten Daten (ohne Angabe zu Telefon und E-Mail) auf einer Teilnehmerliste stehen.
• Fotoaufnahmen: Weltweit Nutzer von online und Print-Medien.
• Darüber hinaus müssen entsprechend der archivrechtlichen Vorschriften Unterlagen vor ihrer Löschung dem Universitätsarchiv angeboten werden. Dieses entscheidet über die Übernahme von Unterlagen.

Dauer der Speicherung 

• Bis zur Abwicklung der Veranstaltung, d.h. etwa ein bis zwei Monate nach dem letzten Veranstaltungstag werden die Daten grundsätzlich gelöscht.
• Ausgenommen davon sind Vor- und Nachname, die aus haushaltsrechtlichen Gründen für die Abrechnung des Caterings mit den Haushaltsunterlagen für 10 Jahre gespeichert werden.
• Fotoaufnahmen werden spätestens 1 Jahr nach der Veranstaltung gelöscht. Wurde für eine Fotoaufnahme eine Einwilligung eingeholt, weil diese erforderlich war, wird die Fotoaufnahme unverzüglich mit Widerruf der Einwilligung gelöscht.
• werden die Unterlagen vom zuständigen Universitätsarchiv übernommen und dort in der Regel unbegrenzt aufbewahrt.

Ihre Rechte

• Sie haben das Recht, von der Fachbereich Elektrotechnik und Informationstechnik Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten und/oder unrichtig gespeicherte Daten berichtigen zu lassen.
• Sie haben darüber hinaus das Recht auf Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung oder ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung.
• Außerdem haben Sie in dem Fall, in dem Sie eine Einwilligung gegeben haben, das Recht, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen, wobei die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt wird.
• Ebenso haben Sie in dem Fall, in dem Sie eine Einwilligung gegeben haben, das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie der Universität bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten, wobei Sie verlangen können, dass die genannten Daten direkt an einen anderen Verantwortlichen übermittelt werden.

Bitte wenden Sie sich dazu jeweils an folgende Person:

Frau Elena Minkina

Pfaffenwaldring 47,

Raum 4.115

70569 Stuttgart

Tel.: +49 711 68567235

E-Mail:  elena.minkina@ivei.uni-stuttgart.de

• Sie haben das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die Rechtvorschriften verstößt.

Die Aufsichtsbehörde in Baden-Württemberg ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg.

Ergänzender Hinweis

Cookies

Es werden grundsätzlich nur so genannte "Session-Cookies" gesetzt. Diese werden nach Ende Ihres Besuchs automatisch gelöscht.

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e DS-GVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) erfolgt, Widerspruch einzulegen.